13.06.2019

Verfahrensdokumentation

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Der Gedanke an eine Betriebsprüfung ist für viele Unternehmen eine absolute Horrorvorstellung. Die größten Ängste hierbei sind die Verwerfung der Buchführung und daraus resultierende Hinzuschätzungen, die teuer werden können. Ein wichtiger Faktor für eine Betriebsprüfung ist die Transparenz, die das Unternehmen dem Betriebsprüfer bieten sollte. Diese kann vor allem durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gegeben werden.

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Dokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung zusammenhängen, in schriftlicher Form dargestellt werden. Alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme in Bezug auf Ihre buchhalterischen Prozesse müssen im Einzelnen dargestellt werden. Sie sollte formal aufbereitet sein mit Übersichten, Grafiken und auch einem Inhaltsverzeichnis. Eine Aneinanderreihung von Informationen ohne weitere Details und Struktur erfüllt die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nicht.

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Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?

Alle steuerpflichtigen Unternehmen, die Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellen müssen und Prozesse EDV-gestützt abbilden. Also jeder, der verpflichtet ist, sich an die GoBD zu halten.

 

Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?

Vor allem aufgrund der Einhaltung der GoBD. Schon im Jahr 2014 hat die Finanzverwaltung Regelungen für die elektronische Buchführung und die Belegerfassung erlassen und das in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD.

Die Regelungen betreffen drei Hauptbereiche:

  • Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen,
  • Führung elektronischer Bücher und
  • Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.
  • Da zwei der zentralen Punkte der GoBD die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchungen in der Buchhaltung fordert, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Ein sachverständiger Dritter ist mit Hilfe der Verfahrensdokumentation in der Lage, beispielsweise im Fall einer Betriebsprüfung, innerhalb einer angemessenen Zeit, sich einen Überblick über die vorhandenen Strukturen und Prozesse eines Unternehmens zu bilden.

 

Welche Vorteile hat eine Verfahrensdokumentation?

  • Bessere Ausgangsposition bei Betriebsprüfung
  • Hinzuschätzungen werden für diesen Bereich nicht fällig
  • Die Abläufe im Unternehmen werden sicherer
  • Verantwortlichkeiten werden den Mitarbeitern eindeutig zugewiesen
  • Durch Funktionstrennung sinkt die Anfälligkeit der Verfahren im Unternehmen
  • Prozesse werden im Rahmen der Verfahrensdokumentation hinterfragt und verbessert
  • Gewachsene Ineffizienzen können erkannt und beseitigt werden
  • Prozesse, die Geschäftsvorfälle nicht richtig abbilden, können angepasst werden
  • Gewinnung von Transparenz über die Abläufe im Unternehmen, was in Zeiten der Digitalisierung existenziell ist
  • Erkennung von Automatisierungspotenziale

 

Konsequenzen, bei fehlender Verfahrensdokumentation?

Wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann, führt das zu einer negativen Bewertung des Gesamtbilds der Prüfung. Wenn noch weitere Schwachstellen in der Buchführung hinzukommen, wird diese eher verworfen, als wenn ein Verfahrensdokumentation vorgelegt werden konnte. Hinzuschätzungen sind ohne eine Verfahrensdokumentation also wahrscheinlicher.