Warum Rechnungen nicht direkt im Marktplatz geschrieben werden sollten

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Wenn Sie über mehrere Marktplätze wie bspw. Amazon und Ebay verkaufen und zusätzlich noch über Ihren eigenen Shop, mag es auf den ersten Blick oft am einfachsten erscheinen, die Rechnungen für die Endkunden in dem jeweiligen Marktplatz oder direkt im Shop zu erstellen. Zwar ist das scheinbar eine komfortable Lösung, da der Endkunde die Rechnung direkt über das jeweilige Portal bzw. den Shop herunterladen kann und die Erstellung automatisiert erfolgt, allerdings folgt die große Arbeit im Anschluss.

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Eine zentrale Rechnungserstellung ist elementar für die dahinterliegenden Schritte in der Buchhaltung.

 

Viele verschiedene Systeme bei der Rechnungserstellung bedeuten meist auch, dass eine Belegnummer öfter als nur einmal vorkommt. Die Einstellungsmöglichkeiten in den jeweiligen Systemen sind häufig begrenzt, sodass nicht immer unterschiedlichen Belegnummernkreise eingestellt werden können. Daraus ergeben sich zwangsweise doppelte Belegnummern.

 

Für die Buchhaltung gilt, eine Belegnummer muss eindeutig sein.

 

Diese darf sich nicht wiederholen, sonst kann sie in das Buchhaltungssystem nicht eingelesen werden. Somit gilt es seine vorgelagerten Systeme so auszurichten, dass gewährleistet werden kann, dass eine Belegnummer auch immer nur einmal vorkommt. Das funktioniert am besten, wenn zur Rechnungserstellung ein zentrales System genutzt wird. Egal ob vollwertiges Warenwirtschaftssystem wie z.B. Lexware, SelectLine, OrgaMAX, SAP oder weniger komplexe Rechnungserstellungsprogramm wie z.B. Billbee oder easybill, die Rechnungen sollten zentralisiert erstellt werden.

Das hat nicht nur den Vorteil der einfachen Vergabe der Belegnummern, sondern auch die Überwachung von Lieferschwellen wird so möglich. Wenn Sie viel ins Ausland exportieren, ist eine Lieferschwellenüberwachung unabdinglich. Denn nur mit einer richtigen Lieferschwellenüberwachung, an einer zentralen Stelle, können Sie die entsprechenden Steuersätze auch korrekt ausweisen. Ein falsches Ausweisen von Steuersätzen kann zu hohen Geldstrafen oder sogar Haftstrafen im Rahmen der Steuerhinterziehung führen, was es zu vermeiden gilt.

 

Ein weiterer Nachteil der Rechnungsstellung in einem eigenem Webshop ist die Unveränderbarkeit der erstellten Belege gemäß GoBD.

 

Diese lassen sich in der Regel durch Eingriffe nach Erstellung verändern bzw. manipulieren. In namenhaften Warenwirtschaftssystemen oder Rechnungserstellungsprogrammen ist dies nicht möglich. Rechnungserstellungsprogramme oder Warenwirtschaftssysteme, die sich auf den Onlinehandel spezialisiert haben, bspw. easybill, Billbee oder PlentyMarkets, bieten bereits Schnittstellen zu den gängigen Systemen wie Amazon, Ebay, Rakuten, Cdiscount, ETSY und Co an. Über diese Schnittstellen können die Bestelldaten automatisiert übertragen und anschließend daraus auch vollautomatisch die jeweilige Rechnung mit den gewünschten Informationen generiert werden. Mit Schnittstellenlösungen wie z.B. OscWare, finden Sie sicherlich auch die passende Schnittstelle für anderer ERP Systeme. Das spart Zeit, denn eine Konfiguration ist nur an einer Stelle nötig. Es muss nicht in jedem einzelnen System, indem Bestellungen eingehen, auch die Rechnungserstellung gepflegt werden. Zusätzlich bieten diese Programme, die unter anderem auf die Erstellung von Rechnungen spezialisiert sind, alle Instrumente, um eine Rechnung auch steuerlich korrekt auszustellen. Das ist in Systemen wie Amazon, Ebay oder Shopware meist nicht gegeben. Allein, dass ein Beleg nach der Erstellung nochmals geändert werden kann, widerspricht, wie schon erwähnt, den Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung. Systeme wie easybill, Billbee und Co sind so aufgebaut, dass das Einhalten von Vorschriften wie der ordnungsgemäßen Buchführung schon durch Systemvorgaben eingehalten werden.

Ein weiterer großer Kritikpunkt an der Rechnungserstellung in Portalen wie bspw. Amazon ist die Unberechenbarkeit. Amazon kann einen Händler aus unterschiedlichen Gründen von dem einen auf den anderen Tag sperren. Das bedeutet, dass der Händler keinen Zugriff mehr auf sein Amazon-Portal hat. Wenn dort auch Rechnungen geschrieben wurden, liegen auch diese im Verborgenen. Das erneute Senden an einen Endkunden, das Vorlegen einer Rechnung für die Buchhaltung oder die Betriebsprüfung ist so nicht mehr möglich. Das Risiko ist groß und die Folgen nicht unbedingt angenehm. Die Nutzung einer zentralen Rechnungserstellung in dafür vorgesehenen Systemen lohnt sich also aus vielen Gründen.

 

Vorteile einer zentralen Rechnungserstellung:

·         Ein Belegnummernkreis = eine Belegnummer gibt es immer nur einmal

·         Lieferschwellenüberwachung ist möglich

·         Steuerlich richtige Erstellung der Rechnungen möglich

·         Pflege der Daten ist nur an einer Stelle nötig

·         Konfiguration der Rechnungserstellung ist nur an einer Stelle nötig

·         Ebenfalls automatisierte Erstellung von Rechnungen, wie auch direkt auf dem Marktplatz

·         Fristgerechte Aufbewahrung im System, der dort erstellten Belege

·         Keine Unberechenbarkeiten in Bezug auf die Kündigung bzw. Nichtnutzung des Systems

·         ERP Systeme arbeiten in der Regel GoBD konform

 

Nachteile bei der Rechnungserstellung in verschiedenen einzelnen Systemen:

·         In mehreren Systemen gleiche Belegnummernkreise = eine Belegnummer kommt mehrmals vor

·         Steuerliche Korrektheit der Belege meist nicht gegeben

·         Lieferschwellenüberwachung nicht möglich, da nicht klar ist, über welchen Kanal wie viel ins Ausland versendet wird

·         Pflege der Daten in mehreren Systemen = größerer Zeitaufwand

·         Portale wie Amazon können nach Belieben den Zugriff auf ihr System verweigern, sodass der Zugriff auf die Belege nicht mehr gegeben ist