30.10.2019

Steuerberaterfrühstück - gemütliches Frühstück mit spannenden Themen

Steuerberaterfrühstück mit DSTV BW und DATEV

© StockSnap - pixabay.com

 

Letzten Freitag (25.10.19) waren wir mit PayJoe Teil des Steuerberaterfrühstücks vom DSTVBW und der DATEV. Hierbei wurde vor allem das Thema Onlinehandel und die Buchhaltung für Mandanten aus dem Onlinehandel genauer betrachtet. Wie sehen Prozesse im Onlinehandel aus? Welche Systeme werden genutzt und sind sinnvoll? Wie können die Zahlungstransaktionen von Amazon, Klarna, PayPal und Co verbucht werden? All diese Fragen wurden im Rahmen eines gemütlichen Frühstücks diskutiert und erklärt. Wir fassen das wichtigste des Vormittags nochmal zusammen.

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Für einen Onlinehändler ist die Einstiegshürde beim Verkauf auf einem Marktplatz wie bspw. Amazon deutlich geringer als bei einem eigenen Shop. Für einen eigenen Shop muss erst mal viel Geld in Aufbau und Struktur und vor allem Werbung investiert werden, um erfolgreich zu werden und hohe Verkaufszahlen zu erzielen. Bei Marktplätzen fällt primär bürokratischer Aufwand an, um Produkte darüber online verkaufen zu können. Strukturen und Regeln sind hier bereits vorgegeben, was erheblich Zeit und Aufwand einspart. Was aber auf der einen Seite einfach erscheint, ist auf der anderen Seite eine große wirtschaftliche Abhängigkeit von einem Marktplatz-Anbieter. Denn es kommt nicht selten vor, dass gerade Amazon Händler aus unterschiedlichsten Gründen einfach von ihrem Marktplatz ausschließt. Von einem auf den anderen Tag ist das Verkäuferkonto gesperrt. Für den Onlinehändler bedeutet das, keine Einnahmen mehr über diesen Marktplatz zu generieren. Bei einer Abhängigkeit von nur einem einzigen Marktplatz, bringt das oft den wirtschaftlichen Supergau mit sich. Somit ist es für einen hauptberuflichen Onlinehändler immer sinnvoll, seine Produkte nicht nur über einen Marktplatz zu verkaufen, sondern über mehrere und am besten zusätzlich auch noch über den eigenen Shop. Das bringt wirtschaftlich mehr Sicherheit. Aber auch viele Zahlungseingänge über unterschiedliche Zahlungsanbieter. Was aus betriebswirtschaftlicher Sicht sehr schön und absolut lohnenswert ist, ist aus Sicht des Steuerberaters oft eine Herausforderung.

Denn dabei gibt es im Onlinehandel vor allem drei große Herausforderungen, denen sich ein Onlinehändler und dessen Steuerberater konfrontiert sehen.

1.       Die erste große Herausforderung ist die Vielzahl von Einzeltransaktionen. Der Vergleich zwischen einem stationären Modegeschäft und einem Onlinehandel, der die gleichen Produkte verkauft, verdeutlicht das. Bei 80 Verkäufen, die im Modegeschäft an einem Tag über die Barkasse eingehen, reicht es dem Finanzamt aus, diese Tageseinnahmen aufsummiert zu verzeichnen. Das Onlinegeschäft muss bei 80 Verkäufen 80 Forderungen verzeichnen und der Zahlungsausgleich über PayPal, Klarna, Kreditkarte, etc. muss 80 Mal verbucht werden. Hinzu kommen die einzelnen Gebühren, die bei den jeweiligen Zahlungsanbietern für jede einzelne Zahlungstransaktion anfallen und auch die Auszahlungsbeträge, die von den Zahlungsanbietern an den Onlinehändler ausgezahlt werden. Wer bereits online schon mal Kleidung bestellt hat, weiß, dass gerne unterschiedliche Größen und Farben einer Jeans gekauft werden, um diese dann zu Hause alle gemütlich anprobieren zu können. Was nicht gefällt wird zurückgesendet und auch das verursacht beim Steuerberater des Onlinehändlers wieder erheblich mehr Zahlungstransaktionen.

2.       Für Onlinehändler ist es sehr bequem die Rechnungen für die Endkunden in den jeweiligen Marktplätzen oder im Shopsystem automatisiert erstellen zu lassen. Das führt bei mehreren Kanälen allerdings häufig dazu, dass es überschneidende Belegnummernkreise gibt. Das sorgt für ein absolutes Chaos in der Buchhaltung. Hinzu kommt, dass Lieferschwellen nicht ganzheitlich überwacht werden können. Denn selbst wenn die Lieferschwellenüberwachung in jedem einzelnen System greift, kann in Summe die Lieferschwelle schon überschritten sein, bevor das überhaupt bemerkt wird. Eine nachträgliche Anpassungen von Belegen und der Abführung von Steuern ist mit wahnsinnigem Aufwand verbunden. Eine zentrale Fakturierung muss hier also auf jeden Fall die Lösung sein.

3.       Vor allem international agierende Zahlungsanbieter machen es Buchhalter und Steuerberater nicht gerade leicht, an alle saldorelevanten Einzeltransaktionen für die Buchhaltung heranzukommen. Zahlungsanbieter wie Amazon stellen regelmäßig Abrechnungsberichte zur Verfügung, denen Gesamtbeträge über Umsatz und Gebühren zu entnehmen sind. Viele Steuerkanzleien buchen dann diese Gesamtbeträge gegen die Erlöse. Das entspricht aber nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und gleichzeitig bieten diese Gesamtbeträge dem Onlinehändler keinerlei Möglichkeit nachzuvollziehen, ob ein Zahlungsanbieter auch wirklich alles ausgezahlt hat, was an Zahlungen eingegangen ist. Selbst wenn ein Zahlungsanbieter die Einzeltransaktionen in einem Portal zur Verfügung stellt, können diese meist ohne aufwendige Umformatierungen nicht in die Buchhaltung eingelesen werden. Einige Steuerkanzleien lassen diese Einzeltransaktionen auch von Hand von Mitarbeitern in das Buchhaltungssystem übernehmen. Ein Aufwand der schon bei wenigen hundert Transaktionen im Monat erheblich ist. Hinzu kommt die hohe Fehleranfälligkeit.

Die Herausforderung aus Punkt zwei sollte durch die Beratertätigkeit der Steuerkanzlei aus dem Weg geräumt werden. Die Grüne für eine Umstellung auf ein zentrales Fakturierungsprogramm sind dem Mandanten schnell aufzuzeigen, was somit auch ihm wirtschaftliche Vorteile bringt.

Diese anderen beiden Herausforderungen können mit der Hilfe der Softwarelösung PayJoe gemeistert werden. PayJoe hat direkte Schnittstellen zu den einzelnen Zahlungsanbieter wie Amazon, PayPal, Klarna, Kreditkarten, usw. und stellt alle saldorelevanten Einzeltransaktionen für die Buchhaltung DATEV zur Verfügung. Dabei sind drei Arten von Zahlungstransaktionen enthalten.

1.       Zahlungseingänge von Endkunden und Rückerstattungen an Endkunden.

2.       Bestellgebühren, die direkt an eine Zahlungstransaktion gebunden sind und Servicegebühren, die für außerordentliche bzw. zusätzliche Leistungen vom Zahlungsanbieter in Rechnung gestellt werden.

3.       Auszahlungsbeträge, die auf das Girokonto des Onlinehändlers ausgezahlt werden.

Zusätzlich können diese Zahlungseingänge von Endkunden und die Rückerstattungen an Endkunden durch Beleginformationen wie die Rechnungsnummer und den Namen aus der Rechnung angereichert werden. Dadurch wird erreicht, dass die Informationen der Zahlungen identisch mit denen aus den Belegen in der Buchhaltung sind, wodurch ein automatischer Offener-Posten-Ausgleich in DATEV in der Buchhaltung möglich wird und die Buchungen dadurch anschließend automatisiert verbucht werden.

Sämtliche Gebühren und Auszahlungsbeträge erhalten in PayJoe einen festen Verwendungszweck, der wiederkehrend ist. Somit können auch diese Transaktionen mit Hilfe von Buchungsvorlagen automatisiert im DATEV Rechnungswesen verbucht werden.

Somit wird eine Zeitersparnis von bis zu 95 % erreicht, im Vergleich zu den vorherigen manuellen Prozessen in der Buchhaltung für Onlinehändler.

Und wenn Sie PayJoe noch nicht nutzen, können Sie sich kostenlos registrieren und mit 20€ Startguthaben das automatische Verbuchen von real.de Zahlungstransaktionen in Ihrer Buchhaltung unverbindlich testen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne auch telefonisch oder per Mail zur Verfügung.

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