Bei E-Invoicing, was so viel wie elektronische Rechnungserstellung bedeutet, wird eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt, übertragen und empfangen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden E-Invoices elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet.
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Es wird bei der elektronischen Rechnung in drei verschiedene Typen unterschieden:
Was sind Übertragungs- und Empfangswege der elektronischen Rechnung?
E-Invoices können auf unterschiedlichen digitalen Wegen übertragen und empfangen werden. Im Folgenden sind einige Beispiele hierfür genannt:
Welche Formen der E-Rechnung gibt es?
Es gibt eine europäische Richtlinie namens 2014/55/EU in welcher eine elektronische Rechnung in konkreter Form definiert wird.
Eine Rechnung gilt als elektronisch, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:
(Quelle: §4a Abs. 2 EGovG)
Nach dieser Richtlinie gilt der Versand von Rechnungen in Form eines PDFs per E-Mail nicht als E-Invoice, da es sich hierbei um eine bildliche Datei handelt und diese durch den Empfänger nicht automatisiert verarbeitet werden kann. Für eine automatische, maschinelle Auswertbarkeit muss die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format vorliegen.
Ein strukturiertes Rechnungsformat sind EDI-Daten. EDI bedeutet Electronic Data Interchange und ist ein rein maschinenlesbares Format. Um dies auch für den Menschen direkt lesbar zu machen, wäre eine umfangreiche Visualisierung notwendig, um die interne Rechnungsprüfung, Freigabeprozesse und auch die Archivierung des Belegs durchführen zu können.
Um die beiden Bereiche der visuellen und der strukturierten Belge zusammenzubringen, gibt es hybride Rechnungsformate. Das ist beispielsweise gegeben durch die Einbettung einer XML-Struktur (strukturierter Beleg) in ein PDF-Dokument (visuelle Darstellung). Dies bringt beispielsweise die ZUGFeRD-Rechnung mit sich.
In vielen Ländern ist die elektronische Rechnungserstellung schon gesetzlich geregelt. In Deutschland ist das bisher nur für den Zahlungsverkehr mit Behörden, also im B2G, Standard. Bis 2025 soll E-Invoicing auch für den gesamten B2B-Bereich Anwendung finden, sodass jedes Unternehmen in Deutschland sich mit dieser Thematik auseinandersetzen muss. Es macht also absolut Sinn, dass auch Sie sich mit entsprechenden digitalen Lösungen für das E-Invoicing rüsten, um mit dem kommenden Standard mithalten zu können. Daraus ergeben sich auch einige Vorteile für Ihre Prozesse.
Ihre Vorteile des E-Invoicings
Wie sieht Ihr Rechnungsprozess zukünftig aus?
Sie erstellen Ihre Ausgangsrechnungen mit einem beliebigen ERP-System. Die Rechnung wird anschließend automatisiert an eine E-Invoicing-Lösung für den digitalen Rechnungsausgang übermittelt. Je nach (gewünschtem) E-Invoicing-Standard, also ZUGFeRD oder XRechnung wird die empfangene Rechnung in das gewünschte Zielformat umgewandelt. In der E-Invoicing-Portalanwendung kann beispielsweise ein Rechnungsausgangsbuch zentral eingesehen werden und die Funktion für die revisionssichere Archivierung aktiviert werden. Anschließend versenden Sie die erstellte Rechnung an Ihre Kund:innen als:
Mit diesem Verfahren sind sämtliche manuelle Prozesse im Bereich des Rechnungsausgangs eliminiert und durch die sofortige Zustellung einer Rechnung auch die Forderungslaufzeiten drastisch verkürzt.
