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Digitale Belege & Ersetzendes Scannen

©brother - nutzen Sie den brother ADS-2800W zum Scannen ihrer Belege 

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich. Diese können auch in Ihrer Buchhaltung sinnvoll genutzt werden. Um Ihre Belegverwaltung und -verarbeitung effizienter zu gestalten, ist es sinnvoll sämtliche Belege zu digitalisieren.

 

Die Entdigitalisierung in der Buchhaltung

Viele Belege erstellen oder erhalten Sie schon in digitaler Form, beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten per E-Mail. Was schon digital ist, sollte nicht wieder „entdigitalisiert“ werden, denn das macht nur zusätzlich Arbeit. Auch in Bezug auf die Nachhaltigkeit ist das kein sinnvolles Vorgehen.

Eine Rechnung per E-Mail zu erhalten, diese auszudrucken, Verantwortlichen zum Abzeichnen vorzulegen und anschließend die Rechnung wieder einzuscannen, macht keinen Sinn. Ein digitaler Beleg sollte seinem digitalen Kreislauf nicht entnommen werden, sondern die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Welt sollten genutzt werden.

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Was Sie über eRechnung & XRechnung wissen müssen

©fotolia-Andrey Popov

Die eRechnung ist die Abkürzung für elektronische Rechnung. Grundsätzlich versteht sich unter einer eRechnung eine Rechnung in einem beliebigen digitalen Format. Dazu zählt zum Beispiel ein Fax, ein PDF oder eine eingescannte Rechnung in einem sonstigen elektronischen Format. Doch seitdem in Kraft treten der E-Rechnungsverordnung am 06.09.2017 gilt eine genaue Definition dieser eRechnung für die öffentliche Verwaltung. Die exakte Definition finden Sie in §2 der ERechV.

 

Zusammengefasst bedeutet diese Definition, dass eine Rechnung erst dann als elektronisch gilt, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Zusätzlich muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

 

Laut dieser Definition sind somit reine PDF- oder Bilddateien und eingescannte digitale Belegbilder ohne strukturierte Daten keine eRechnung, nach Vorgabe der EU-Richtlinie.

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Als Onlinehändler den richtigen Steuerberater finden

 

Warum haben es Onlinehändler oft nicht leicht einen Steuerberater zu finden?

Zum einen hat das mit dem Know-how zu tun, das ein Steuerberater benötigt, um die Buchhaltung für einen Onlinehändler erledigen zu können. Im Onlinehandel tauchen Gebühren in umfangreichen Stil auf, die in Ladengeschäften oder anderen offline-Unternehmen nicht vorkommen. Auch die Thematik der Lieferschwellen kann sehr umfangreich sein, was im Onlinehandel keine Seltenheit ist.

Das Problem mit den Einzeltransaktionen

Eines der Hauptprobleme für Steuerkanzleien allerdings ist die Bewältigung der vielen Einzeltransaktionen, die ein Onlinehändler aufweist. Beim direkten Vergleich eines stationären Modegeschäfts mit einem Onlineshop, der genau dieselbe Ware verkauft, wird klar, wie sich die Masse an Transaktionen ergibt. Verkauft der stationäre Händler in der Innenstadt 80 Artikel an 80 unterschiedliche Kunden an einem Tag über seine Barkasse, löst er buchhalterisch genau eine Buchung aus, denn für das Finanzamt ist es ausreichend, wenn die Kasseneinnahmen eines ganzen Tages aufsummiert verzeichnet werden.

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PayJoe zu Gast beim DIGITAL!FUTTER - PODCAST

 

In der dieser Folge des Digital!Futter Podcasts sprechen der digitale Steuerberater Christian Deák von DHW und André Nünninghoff von der Paperless GmbH mit unserer PayJoe-Projektleiterin Sophie Benz.

 

🎧 Hier geht es zur Folge

 

Hier ein kleiner Themenüberblick:

  • PayJoe als Ersatz für eine Steuerfachkraft die Vollzeit nur Einzeltransaktion bucht 
  • PayJoe als Automatisierungsoption für Onlinehändler 
  • Erweiterung neben dem stationären Handel mit dem neuen Weg des Onlinehandels 
  • Nachfolgeplanung als Steuerberater ist eine Katastrophe 
  • Personal braucht ein neues Mindset und müssen offen für Neues sein 
  • fehlende Kommunikation zwischen Mandanten und Steuerberatern, solange der Steuerberater nicht digital arbeitet 
  • Struktur und Analyse der Strukturen intern für eine Optimierung um mit dem vorhandenen Personal klar zu kommen auf Grund des Fachkräftemangels 
  • direkte Schnittstelle an den Zahlungsanbieter 
  • Individualprogrammierung auf Anfrage möglich für fehlende Schnittstellen zum Zahlungsanbieter hin

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