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Wir informieren Sie regelmäßig über Entwicklungen und neue Schnittstellen. Zusätzlich finden Sie hier aktuelle Beiträge aus den Bereichen Buchhaltung, Steuerberatung und E-Commerce. Mit den PayJoe-News sind Sie immer auf dem Laufenden.

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Aktuelle Artikel

Shopify Payments jetzt automatisch verbuchen

 

Nach einer kurzen Pilotphase ist die Shopify Payments-Schnittstelle nun für alle PayJoe-Nutzer freigeschaltet. Die Schnittstelle ermöglicht es, die Zahlungsdaten von Shopify Payments mit Belegdaten anzureichern und im Anschluss automatisch in Ihrem Buchhaltungssystem zu verbuchen. Die Schnittstelle bietet Ihnen so den Vorteil einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ihres Onlineshops und einer große Zeit- und Geldersparnis für Sie bzw. Ihren Steuerberater.

Damit PayJoe die Zahlungsdaten von Shopify Payments abrufen kann, müssen Sie den lesenden Zugriff auf Ihr Zahlungsdaten aus dem Shopify-Shop mit nur wenigen Klicks genehmigen. Genauere Informationen zur Shopify Payments Schnittstelle und dem Einrichten von Zugängen in PayJoe erhalten Sie im PayJoe-Onlinehandbuch. Bei weiteren Fragen erreichen Sie unseren Support von Montag bis Freitag zwischen 9 Uhr und 16 Uhr.

Digitale Dokumente nur einen Klick entfernt

 

Unseren Kooperationspartner easybill haben wir schon 2016 an PayJoe angebunden. PayJoe verfolgt mit seinen Funktionen "Zahlungsabgleich" und "Digitale Belegbilder" das gleiche Ziel wie easybill - Digitalisierung und Automatisierung.

Seit 2007 bietet easybill die cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software für die Digitalisierung und Automatisierung an. 

easybill hilft Ihnen bei der Digitalisierung von Rechnungen, Angeboten, Aufträgen uvm., indem es die Erstellung der Dokumente in vielen Bereichen automatisiert. Mit nur wenigen Klicks sind Angaben zum Empfänger aus Ihrer Kundenakte übernommen, Rechnungsposten hinzugefügt, Steuersätze automatisch angewandt und die Dokumente zum Versand per Mail, Post oder Fax fertig. Dies spart Zeit und Mühe und grenzt das Fehlerrisiko ein, das bei manueller Bearbeitung besteht.

 

"Für nahezu jede Branche - vom Handwerker bis hin zum Onlinehändler - geeignet."

 

Für zahlreiche Marktplätze wie Amazon, eBay oder Hood sowie für die meisten Shopsysteme von Shopware über WooCommerce bis hin zu OpanCard, bietet Ihnen easybill eine vollständig automatisierte Fakturierung bis hin zum automatischen Versand der Rechnung via E-Mail.

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Verfahrensdokumentation

©pixabay.com - stevepb

Der Gedanke an eine Betriebsprüfung ist für viele Unternehmen eine absolute Horrorvorstellung. Die größten Ängste hierbei sind die Verwerfung der Buchführung und daraus resultierende Hinzuschätzungen, die teuer werden können. Ein wichtiger Faktor für eine Betriebsprüfung ist die Transparenz, die das Unternehmen dem Betriebsprüfer bieten sollte. Diese kann vor allem durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gegeben werden.

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Dokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung zusammenhängen, in schriftlicher Form dargestellt werden. Alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme in Bezug auf Ihre buchhalterischen Prozesse müssen im Einzelnen dargestellt werden. Sie sollte formal aufbereitet sein mit Übersichten, Grafiken und auch einem Inhaltsverzeichnis. Eine Aneinanderreihung von Informationen ohne weitere Details und Struktur erfüllt die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nicht.

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Digitale Belege & Ersetzendes Scannen

©brother - nutzen Sie den brother ADS-2800W zum Scannen ihrer Belege 

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich. Diese können auch in Ihrer Buchhaltung sinnvoll genutzt werden. Um Ihre Belegverwaltung und -verarbeitung effizienter zu gestalten, ist es sinnvoll sämtliche Belege zu digitalisieren.

 

Die Entdigitalisierung in der Buchhaltung

Viele Belege erstellen oder erhalten Sie schon in digitaler Form, beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten per E-Mail. Was schon digital ist, sollte nicht wieder „entdigitalisiert“ werden, denn das macht nur zusätzlich Arbeit. Auch in Bezug auf die Nachhaltigkeit ist das kein sinnvolles Vorgehen.

Eine Rechnung per E-Mail zu erhalten, diese auszudrucken, Verantwortlichen zum Abzeichnen vorzulegen und anschließend die Rechnung wieder einzuscannen, macht keinen Sinn. Ein digitaler Beleg sollte seinem digitalen Kreislauf nicht entnommen werden, sondern die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Welt sollten genutzt werden.

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Was Sie über eRechnung & XRechnung wissen müssen

©fotolia-Andrey Popov

Die eRechnung ist die Abkürzung für elektronische Rechnung. Grundsätzlich versteht sich unter einer eRechnung eine Rechnung in einem beliebigen digitalen Format. Dazu zählt zum Beispiel ein Fax, ein PDF oder eine eingescannte Rechnung in einem sonstigen elektronischen Format. Doch seitdem in Kraft treten der E-Rechnungsverordnung am 06.09.2017 gilt eine genaue Definition dieser eRechnung für die öffentliche Verwaltung. Die exakte Definition finden Sie in §2 der ERechV.

 

Zusammengefasst bedeutet diese Definition, dass eine Rechnung erst dann als elektronisch gilt, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Zusätzlich muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

 

Laut dieser Definition sind somit reine PDF- oder Bilddateien und eingescannte digitale Belegbilder ohne strukturierte Daten keine eRechnung, nach Vorgabe der EU-Richtlinie.

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Als Onlinehändler den richtigen Steuerberater finden

 

Warum haben es Onlinehändler oft nicht leicht einen Steuerberater zu finden?

Zum einen hat das mit dem Know-how zu tun, das ein Steuerberater benötigt, um die Buchhaltung für einen Onlinehändler erledigen zu können. Im Onlinehandel tauchen Gebühren in umfangreichen Stil auf, die in Ladengeschäften oder anderen offline-Unternehmen nicht vorkommen. Auch die Thematik der Lieferschwellen kann sehr umfangreich sein, was im Onlinehandel keine Seltenheit ist.

Das Problem mit den Einzeltransaktionen

Eines der Hauptprobleme für Steuerkanzleien allerdings ist die Bewältigung der vielen Einzeltransaktionen, die ein Onlinehändler aufweist. Beim direkten Vergleich eines stationären Modegeschäfts mit einem Onlineshop, der genau dieselbe Ware verkauft, wird klar, wie sich die Masse an Transaktionen ergibt. Verkauft der stationäre Händler in der Innenstadt 80 Artikel an 80 unterschiedliche Kunden an einem Tag über seine Barkasse, löst er buchhalterisch genau eine Buchung aus, denn für das Finanzamt ist es ausreichend, wenn die Kasseneinnahmen eines ganzen Tages aufsummiert verzeichnet werden.

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PayJoe zu Gast beim DIGITAL!FUTTER - PODCAST

 

In der dieser Folge des Digital!Futter Podcasts sprechen der digitale Steuerberater Christian Deák von DHW und André Nünninghoff von der Paperless GmbH mit unserer PayJoe-Projektleiterin Sophie Benz.

 

🎧 Hier geht es zur Folge

 

Hier ein kleiner Themenüberblick:

  • PayJoe als Ersatz für eine Steuerfachkraft die Vollzeit nur Einzeltransaktion bucht 
  • PayJoe als Automatisierungsoption für Onlinehändler 
  • Erweiterung neben dem stationären Handel mit dem neuen Weg des Onlinehandels 
  • Nachfolgeplanung als Steuerberater ist eine Katastrophe 
  • Personal braucht ein neues Mindset und müssen offen für Neues sein 
  • fehlende Kommunikation zwischen Mandanten und Steuerberatern, solange der Steuerberater nicht digital arbeitet 
  • Struktur und Analyse der Strukturen intern für eine Optimierung um mit dem vorhandenen Personal klar zu kommen auf Grund des Fachkräftemangels 
  • direkte Schnittstelle an den Zahlungsanbieter 
  • Individualprogrammierung auf Anfrage möglich für fehlende Schnittstellen zum Zahlungsanbieter hin

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Partnerschaft mit Banking Service Provider figo

Seit Dezember 2018 sind wir in einer Partnerschaft mit figo. Der Banking Service Provider hat PayJoe als Bank mit aufgenommen und kann nun Umsätze von PayJoe abrufen. Sie haben den Vorteil, wenn Ihr Buchhaltungssystem figo nutzt, um die Zahlungsdaten einzulesen, dass Sie nun auch an die Zahlungsdaten von PayJoe gelangen. Der Abruf läuft via HBCI und hat zeitlich feste Rahmenbedingungen, die von figo vorgegeben werden.

Als B2B-Anbieter ermöglicht figo Dritten durch die Einbindung der Technologie den Zugang zu diversen Finanzquellen. Dazu zählen unter anderem die veredelten Daten von Bankkonten, Kreditkarten, Depots, Paypal sowie unterschiedlichen FinTechs. Zu Beginn haben in erster Linie Unternehmen auf figo zurückgegriffen, die beispielsweise die Buchhaltung automatisieren, Bonitätsprüfungen vereinfachen oder den Kontowechsel zur Nebensache werden lassen. Mittlerweile zählen mehr und mehr Banken zu den Kunden von figo. Sie entwickeln Produkte, die dem Nutzer Mehrwerte liefern. Diese Anwendungen lassen Banking nicht bei der Bank sondern im Alltag stattfinden, sind optisch ansprechend und meist leicht zu bedienen.

Natürlich muss man an der Stelle sagen, dass figo als Unternehmen die Payment Services Directive 2 (PSD2) und die damit einhergehende Vorgabe ‚Access to Account‘ (XS2A) in die Karten spielt. Denn das, was figo seit Anfang 2014 lebt – die neue, offene Bankenwelt -, wird jetzt zum Standard und zugleich aus einer rechtlichen Grauzone befreit. Die technischen Lösungen, die figo bereits erprobt anbietet, die vor allem der Grundidee der PSD2 entsprechen, zeigen, wie vorausschauend deren Ansatz ist. Gleichzeitig stellt figo immer wieder unter Beweis, dass sie dynamisch auf die stetigen Veränderungen eines zunehmend digitalisierten Finanzsektors reagieren.

Erfahren Sie mehr über figo.