Wir informieren Sie regelmäßig über Entwicklungen und neue Schnittstellen. Zusätzlich finden Sie hier aktuelle Beiträge aus den Bereichen Buchhaltung, Steuerberatung und E-Commerce. Mit den PayJoe-News sind Sie immer auf dem Laufenden.
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Durch die PSD2-Richtlinie ergeben sich vor allem für Sie, als Nutzer von Zahlungsverkehr und Online-Banking, Verbesserungen im Bereich der Sicherheit. Zukünftig dürfen nur noch zertifizierte Unternehmen den Abruf von Zahlungsdaten durchführen. Wir haben uns entschlossen dabei auf einen Partner zurückzugreifen, damit wir die sehr hohen Kosten für die Zertifizierung nicht auf Sie als Kunde umlegen müssen. Des Weiteren muss zukünftig in regelmäßigen Abständen von maximal 90 Tagen eine Authentifizierung stattfinden. So wird verhindert, dass sich unerwünschte Dritte langfristig Zugang zu Ihrem Zahlungsverkehr oder Ihrem Online-Banking verschaffen können.
Für den Abruf haben wir dabei auf einen zertifizierten Spezialisten im Banking-Bereich gesetzt, über den die Zahlungen zukünftig von Ihrer Bank abgeholt und in PayJoe eingespielt werden. Dieser Experte ist finAPI. Unser Partner finAPI unterstützt sämtliche Banken in Deutschland und in Österreich, sodass Ihnen eine große Vielfalt an Bankenanbindungen geboten werden kann.
Da Sie bereits einen Bankenzugang in PayJoe eingerichtet haben, muss dieser nun auf den Abruf via finAPI umgestellt werden. Das ist ganz einfach und innerhalb weniger Minuten erledigt. Dieser Anleitung in Punkt „Umstellung auf Abruf via finAPI“ können Sie entnehmen wie Sie vorgehen müssen.
Sobald Sie sich neu authentifizieren müssen, werden Sie durch uns benachrichtigt.
Wir freuen uns, Ihnen den Richtlinien-konformen und zuverlässigen Dienst für den Abruf der Zahlungstransaktionen Ihrer Bank zur Verfügung stellen zu können.
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Verschiedene Kunden bevorzugen unterschiedliche Zahlungsmethoden. Wenn die favorisierte Zahlungsart nicht angeboten wird, kann das im schlimmsten Fall zum Abbruch des Bestellprozesses führen. Aus diesem Grund sollten man als Shopbetreiber darauf achten, möglichst viele verschiedene Zahlungsarten im Shop anzubieten. Unser neuer Partner Mollie bietet dafür die perfekte Lösung – ganz besonders auch für kleine und mittelständische Unternehmen.
Die Lösungen von Mollie erlauben die schnelle und flexible Integration aller wichtigen Bezahlmethoden in unterschiedlichste Onlineshops. Mollie bietet Plug-ins für viele populäre E-Commerce-Systeme an. So können Shopbetreiber und Kunden bereits kurze Zeit nach der Registrierung aus einer Vielzahl von Bezahlmethoden wählen.
Nach einer kurzen Pilotphase ist die Shopify Payments-Schnittstelle nun für alle PayJoe-Nutzer freigeschaltet. Die Schnittstelle ermöglicht es, die Zahlungsdaten von Shopify Payments mit Belegdaten anzureichern und im Anschluss automatisch in Ihrem Buchhaltungssystem zu verbuchen. Die Schnittstelle bietet Ihnen so den Vorteil einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ihres Onlineshops und einer große Zeit- und Geldersparnis für Sie bzw. Ihren Steuerberater.
Damit PayJoe die Zahlungsdaten von Shopify Payments abrufen kann, müssen Sie den lesenden Zugriff auf Ihr Zahlungsdaten aus dem Shopify-Shop mit nur wenigen Klicks genehmigen. Genauere Informationen zur Shopify Payments Schnittstelle und dem Einrichten von Zugängen in PayJoe erhalten Sie im PayJoe-Onlinehandbuch. Bei weiteren Fragen erreichen Sie unseren Support von Montag bis Freitag zwischen 9 Uhr und 16 Uhr.
Unseren Kooperationspartner easybill haben wir schon 2016 an PayJoe angebunden. PayJoe verfolgt mit seinen Funktionen "Zahlungsabgleich" und "Digitale Belegbilder" das gleiche Ziel wie easybill - Digitalisierung und Automatisierung.
Seit 2007 bietet easybill die cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software für die Digitalisierung und Automatisierung an.
easybill hilft Ihnen bei der Digitalisierung von Rechnungen, Angeboten, Aufträgen uvm., indem es die Erstellung der Dokumente in vielen Bereichen automatisiert. Mit nur wenigen Klicks sind Angaben zum Empfänger aus Ihrer Kundenakte übernommen, Rechnungsposten hinzugefügt, Steuersätze automatisch angewandt und die Dokumente zum Versand per Mail, Post oder Fax fertig. Dies spart Zeit und Mühe und grenzt das Fehlerrisiko ein, das bei manueller Bearbeitung besteht.
"Für nahezu jede Branche - vom Handwerker bis hin zum Onlinehändler - geeignet."
Für zahlreiche Marktplätze wie Amazon, eBay oder Hood sowie für die meisten Shopsysteme von Shopware über WooCommerce bis hin zu OpanCard, bietet Ihnen easybill eine vollständig automatisierte Fakturierung bis hin zum automatischen Versand der Rechnung via E-Mail.
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Der Gedanke an eine Betriebsprüfung ist für viele Unternehmen eine absolute Horrorvorstellung. Die größten Ängste hierbei sind die Verwerfung der Buchführung und daraus resultierende Hinzuschätzungen, die teuer werden können. Ein wichtiger Faktor für eine Betriebsprüfung ist die Transparenz, die das Unternehmen dem Betriebsprüfer bieten sollte. Diese kann vor allem durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gegeben werden.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Dokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung zusammenhängen, in schriftlicher Form dargestellt werden. Alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme in Bezug auf Ihre buchhalterischen Prozesse müssen im Einzelnen dargestellt werden. Sie sollte formal aufbereitet sein mit Übersichten, Grafiken und auch einem Inhaltsverzeichnis. Eine Aneinanderreihung von Informationen ohne weitere Details und Struktur erfüllt die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nicht.
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Die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich. Diese können auch in Ihrer Buchhaltung sinnvoll genutzt werden. Um Ihre Belegverwaltung und -verarbeitung effizienter zu gestalten, ist es sinnvoll sämtliche Belege zu digitalisieren.
Die Entdigitalisierung in der Buchhaltung
Viele Belege erstellen oder erhalten Sie schon in digitaler Form, beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten per E-Mail. Was schon digital ist, sollte nicht wieder „entdigitalisiert“ werden, denn das macht nur zusätzlich Arbeit. Auch in Bezug auf die Nachhaltigkeit ist das kein sinnvolles Vorgehen.
Eine Rechnung per E-Mail zu erhalten, diese auszudrucken, Verantwortlichen zum Abzeichnen vorzulegen und anschließend die Rechnung wieder einzuscannen, macht keinen Sinn. Ein digitaler Beleg sollte seinem digitalen Kreislauf nicht entnommen werden, sondern die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Welt sollten genutzt werden.
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Die eRechnung ist die Abkürzung für elektronische Rechnung. Grundsätzlich versteht sich unter einer eRechnung eine Rechnung in einem beliebigen digitalen Format. Dazu zählt zum Beispiel ein Fax, ein PDF oder eine eingescannte Rechnung in einem sonstigen elektronischen Format. Doch seitdem in Kraft treten der E-Rechnungsverordnung am 06.09.2017 gilt eine genaue Definition dieser eRechnung für die öffentliche Verwaltung. Die exakte Definition finden Sie in §2 der ERechV.
Zusammengefasst bedeutet diese Definition, dass eine Rechnung erst dann als elektronisch gilt, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Zusätzlich muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.
Laut dieser Definition sind somit reine PDF- oder Bilddateien und eingescannte digitale Belegbilder ohne strukturierte Daten keine eRechnung, nach Vorgabe der EU-Richtlinie.
Warum haben es Onlinehändler oft nicht leicht einen Steuerberater zu finden?
Zum einen hat das mit dem Know-how zu tun, das ein Steuerberater benötigt, um die Buchhaltung für einen Onlinehändler erledigen zu können. Im Onlinehandel tauchen Gebühren in umfangreichen Stil auf, die in Ladengeschäften oder anderen offline-Unternehmen nicht vorkommen. Auch die Thematik der Lieferschwellen kann sehr umfangreich sein, was im Onlinehandel keine Seltenheit ist.
Das Problem mit den Einzeltransaktionen
Eines der Hauptprobleme für Steuerkanzleien allerdings ist die Bewältigung der vielen Einzeltransaktionen, die ein Onlinehändler aufweist. Beim direkten Vergleich eines stationären Modegeschäfts mit einem Onlineshop, der genau dieselbe Ware verkauft, wird klar, wie sich die Masse an Transaktionen ergibt. Verkauft der stationäre Händler in der Innenstadt 80 Artikel an 80 unterschiedliche Kunden an einem Tag über seine Barkasse, löst er buchhalterisch genau eine Buchung aus, denn für das Finanzamt ist es ausreichend, wenn die Kasseneinnahmen eines ganzen Tages aufsummiert verzeichnet werden.
