Wir informieren Sie regelmäßig über Entwicklungen und neue Schnittstellen. Zusätzlich finden Sie hier aktuelle Beiträge aus den Bereichen Buchhaltung, Steuerberatung und E-Commerce. Mit den PayJoe-News sind Sie immer auf dem Laufenden.
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Der Gedanke an eine Betriebsprüfung ist für viele Unternehmen eine absolute Horrorvorstellung. Die größten Ängste hierbei sind die Verwerfung der Buchführung und daraus resultierende Hinzuschätzungen, die teuer werden können. Ein wichtiger Faktor für eine Betriebsprüfung ist die Transparenz, die das Unternehmen dem Betriebsprüfer bieten sollte. Diese kann vor allem durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gegeben werden.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Dokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung zusammenhängen, in schriftlicher Form dargestellt werden. Alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme in Bezug auf Ihre buchhalterischen Prozesse müssen im Einzelnen dargestellt werden. Sie sollte formal aufbereitet sein mit Übersichten, Grafiken und auch einem Inhaltsverzeichnis. Eine Aneinanderreihung von Informationen ohne weitere Details und Struktur erfüllt die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nicht.
©brother - nutzen Sie den brother ADS-2800W zum Scannen ihrer Belege
Die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich. Diese können auch in Ihrer Buchhaltung sinnvoll genutzt werden. Um Ihre Belegverwaltung und -verarbeitung effizienter zu gestalten, ist es sinnvoll sämtliche Belege zu digitalisieren.
Die Entdigitalisierung in der Buchhaltung
Viele Belege erstellen oder erhalten Sie schon in digitaler Form, beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten per E-Mail. Was schon digital ist, sollte nicht wieder „entdigitalisiert“ werden, denn das macht nur zusätzlich Arbeit. Auch in Bezug auf die Nachhaltigkeit ist das kein sinnvolles Vorgehen.
Eine Rechnung per E-Mail zu erhalten, diese auszudrucken, Verantwortlichen zum Abzeichnen vorzulegen und anschließend die Rechnung wieder einzuscannen, macht keinen Sinn. Ein digitaler Beleg sollte seinem digitalen Kreislauf nicht entnommen werden, sondern die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Welt sollten genutzt werden.
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Die eRechnung ist die Abkürzung für elektronische Rechnung. Grundsätzlich versteht sich unter einer eRechnung eine Rechnung in einem beliebigen digitalen Format. Dazu zählt zum Beispiel ein Fax, ein PDF oder eine eingescannte Rechnung in einem sonstigen elektronischen Format. Doch seitdem in Kraft treten der E-Rechnungsverordnung am 06.09.2017 gilt eine genaue Definition dieser eRechnung für die öffentliche Verwaltung. Die exakte Definition finden Sie in §2 der ERechV.
Zusammengefasst bedeutet diese Definition, dass eine Rechnung erst dann als elektronisch gilt, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Zusätzlich muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.
Laut dieser Definition sind somit reine PDF- oder Bilddateien und eingescannte digitale Belegbilder ohne strukturierte Daten keine eRechnung, nach Vorgabe der EU-Richtlinie.
Warum haben es Onlinehändler oft nicht leicht einen Steuerberater zu finden?
Zum einen hat das mit dem Know-how zu tun, das ein Steuerberater benötigt, um die Buchhaltung für einen Onlinehändler erledigen zu können. Im Onlinehandel tauchen Gebühren in umfangreichen Stil auf, die in Ladengeschäften oder anderen offline-Unternehmen nicht vorkommen. Auch die Thematik der Lieferschwellen kann sehr umfangreich sein, was im Onlinehandel keine Seltenheit ist.
Das Problem mit den Einzeltransaktionen
Eines der Hauptprobleme für Steuerkanzleien allerdings ist die Bewältigung der vielen Einzeltransaktionen, die ein Onlinehändler aufweist. Beim direkten Vergleich eines stationären Modegeschäfts mit einem Onlineshop, der genau dieselbe Ware verkauft, wird klar, wie sich die Masse an Transaktionen ergibt. Verkauft der stationäre Händler in der Innenstadt 80 Artikel an 80 unterschiedliche Kunden an einem Tag über seine Barkasse, löst er buchhalterisch genau eine Buchung aus, denn für das Finanzamt ist es ausreichend, wenn die Kasseneinnahmen eines ganzen Tages aufsummiert verzeichnet werden.
Wir waren zu Gast beim Digital!Futter Podcast. In dieser Folge sprechen der digitale Steuerberater Christian Deák von DHW und André Nünninghoff von der Paperless GmbH mit unserer PayJoe-Projektleiterin Sophie Benz.
Hier ein kleiner Themenüberblick:
Seit Dezember 2018 sind wir in einer Partnerschaft mit figo. Der Banking Service Provider hat PayJoe als Bank mit aufgenommen und kann nun Umsätze von PayJoe abrufen. Sie haben den Vorteil, wenn Ihr Buchhaltungssystem figo nutzt, um die Zahlungsdaten einzulesen, dass Sie nun auch an die Zahlungsdaten von PayJoe gelangen. Der Abruf läuft via HBCI und hat zeitlich feste Rahmenbedingungen, die von figo vorgegeben werden.
Als B2B-Anbieter ermöglicht figo Dritten durch die Einbindung der Technologie den Zugang zu diversen Finanzquellen. Dazu zählen unter anderem die veredelten Daten von Bankkonten, Kreditkarten, Depots, Paypal sowie unterschiedlichen FinTechs. Zu Beginn haben in erster Linie Unternehmen auf figo zurückgegriffen, die beispielsweise die Buchhaltung automatisieren, Bonitätsprüfungen vereinfachen oder den Kontowechsel zur Nebensache werden lassen. Mittlerweile zählen mehr und mehr Banken zu den Kunden von figo. Sie entwickeln Produkte, die dem Nutzer Mehrwerte liefern. Diese Anwendungen lassen Banking nicht bei der Bank sondern im Alltag stattfinden, sind optisch ansprechend und meist leicht zu bedienen.
Natürlich muss man an der Stelle sagen, dass figo als Unternehmen die Payment Services Directive 2 (PSD2) und die damit einhergehende Vorgabe ‚Access to Account‘ (XS2A) in die Karten spielt. Denn das, was figo seit Anfang 2014 lebt – die neue, offene Bankenwelt -, wird jetzt zum Standard und zugleich aus einer rechtlichen Grauzone befreit. Die technischen Lösungen, die figo bereits erprobt anbietet, die vor allem der Grundidee der PSD2 entsprechen, zeigen, wie vorausschauend deren Ansatz ist. Gleichzeitig stellt figo immer wieder unter Beweis, dass sie dynamisch auf die stetigen Veränderungen eines zunehmend digitalisierten Finanzsektors reagieren.
Erfahren Sie mehr über figo.
Am 10. Dezember waren wir auf der letzten IT-Club Veranstaltung der DATEV für dieses Jahr. Diese fand in Mannheim statt. Wir haben im Jahr 2018 bei insgesamt 21 IT-Clubs mitgewirkt und haben dafür über 11.000 km zurück gelegt. Das waren teilweise wirklich weite Reisen, die sich aber allemal sehr gelohnt haben. Wir haben immer einen regen Wissensaustausch und ein tolles Miteinander bei den Veranstaltungen erlebt. Es macht uns stolz, dass wir im Laufe des Jahres so viele neue Kunden für PayJoe gewinnen konnten und sehr viele zum Umdenken im Bereich Digitalisierung und Onlinehandel bewegen konnten.
Wir werden unser Wissen natürlich auch 2019 weiter vermitteln und werden uns selbstverständlich auch wieder für die IT-Clubs der DATEV im neuen Jahr 2019 bewerben. Wir würden uns freuen, wenn dabei wieder einige Veranstaltungen zusammen kommen würden. Nun wünschen wir Ihnen frohe und besinnliche Weihnachten und ein gutes und erfolgreiches Jahr 2019. Wir würden uns sehr freuen Sie auch einmal persönlich, zum Beispiel auf einem IT-Club kennenzulernen. Informieren Sie sich gleich hier über die Veranstaltungen im nächsten Jahr und melden Sie sich an.
Wir freuen uns sehr auch 2019 wieder mit Ihnen durchs Jahr zu gehen.
Wir haben gegen Ende des Jahres nochmal Gas gegeben und waren auf vier Veranstaltungen des DATEV IT-Clubs. Am 14. November in Essen, am 28. November bei zwei Veranstaltungen in Berlin und am 29. November noch ein Heimspiel - eine Veranstaltung in Korntal-Münchingen. Wie immer gegen Ende einer Runde ist alles ziemlich eingespielt bei den Veranstaltungen. Man weiß was den Teilnehmern wichtig ist und worauf das Augenmerk gelegt werden muss.
Die Themen Onlinehandel und Digitalisierung waren wie immer aufgrund ihrer Aktualität wieder sehr gefragt. Wir konnten viele Interessenten zu unserer Softwarelösung PayJoe beraten. Wir hatten auch unseren Scanner und die Funktionserweiterung - die digitalen Belegbilder - für die Teilnehmer mit dabei. Die Erweiterung rund um die digitalen Belegbilder wird im Laufe des 1. Quartals 2019 veröffentlicht. Damit können digitalen Belegbilder und auch das strukturierte Belegbild von PayJoe in das Buchhaltungssystem übertragen werden. Zu aller erst wird das für DATEV möglich sein und zwar für den Import über Unternehmen Online. Andere Buchhaltungssysteme werden dann Schritt für Schritt nachgezogen werden, sodass der Import auch in Ihr Buchhaltungssystem erfolgen kann. Die Digitalen Belegbilder können aus unterschiedlichen Quellen stammen. Es können eingescannte Papierbelege sein, per Mail empfangene Belege oder auch Ausgangsbelege, die in Ihrer Warenwirtschaft geschrieben wurden. Somit kann die Buchhaltung direkt mit digitalem Belegbild durchgeführt werden, da der Belegdatensatz in der Buchhaltung dann direkt mit dem Belegbild verknüpft ist. Aufgrund des stetigen Digitalisierungsfortschritts ist diese neue Lösung auf sehr viel Zuspruch gestoßen.
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